Un assistant administratif est le pivot d'un bureau : accueil, courriers, facturation, agenda, classement. Les recruteurs veulent y trouver de l'organisation, des outils maîtrisés et une communication claire. Votre CV doit lui-même être un modèle d'organisation.
Voici comment présenter votre CV de assistant administratif, avec des exemples à adapter à votre parcours. Ne copiez rien tel quel : reprenez la structure, puis mettez vos propres chiffres, vos lieux et vos dates.
Ce que le recruteur cherche chez un assistant administratif
- Les logiciels que vous maîtrisez : Word, Excel, Outlook, un logiciel de facturation ou de paie.
- Les missions précises : facturation, relances, agenda, accueil, saisie.
- Votre rigueur et votre discrétion.
- Votre niveau d'orthographe, évident dès la lecture du CV.
Exemple de profil pour un CV de assistant administratif
Le profil tient en deux ou trois phrases, juste sous votre nom. Il dit qui vous êtes, ce que vous savez faire et quand vous êtes disponible.
Assistante administrative avec 5 ans d'expérience en PME du bâtiment. Gère la facturation, le suivi des devis, les relances clients et l'agenda de deux dirigeants. Maîtrise Excel, Word et Sage. Organisée, rigoureuse et discrète.
Décrire vos expériences avec des faits
Pour chaque poste, évitez les phrases vagues. Citez un lieu, un volume, un outil ou un résultat. Voici deux exemples :
Peu utile Gestion administrative.
Mieux Saisie et suivi de 60 factures par mois, relance des impayés (délai moyen de paiement réduit de 45 à 35 jours), classement et archivage numérique.
Peu utile Accueil.
Mieux Accueil physique et téléphonique, orientation des visiteurs, gestion du courrier, de l'agenda et des réservations de déplacements de deux dirigeants.
Les compétences à mettre en avant
- Pack Office : Word, Excel (tableaux croisés), Outlook
- Facturation, relances, saisie comptable de base
- Gestion d'agenda et organisation de réunions
- Accueil téléphonique et physique
- Rédaction de courriers et de comptes rendus
- Classement papier et numérique, archivage
Gardez celles que vous avez vraiment et qui figurent dans l'annonce. Six ou sept lignes suffisent.
Formation et diplômes
Bac pro Gestion-Administration, BTS Support à l'action managériale ou Titre pro Assistant de direction sont courants. Ajoutez vos formations bureautiques (Excel, comptabilité) et vos certifications éventuelles (Tosa, PCIE).
Vous débutez ?
Sans expérience, parlez de vos stages, de votre formation et de vos outils. Une expérience associative (trésorerie, secrétariat) compte aussi : vous avez déjà tenu des comptes ou organisé des réunions. Soignez votre orthographe, on la juge d'emblée.
Les erreurs à éviter
- Une faute d'orthographe, fatale sur ce poste. Relisez deux fois.
- Écrire « maîtrise du Pack Office » sans préciser le niveau sur Excel.
- Un CV mal aligné ou trop chargé : pour ce métier, la mise en page est un test.
- Oublier de citer les logiciels de gestion ou de facturation que vous connaissez.
Lettre de motivation : exemple d'accroche
Une lettre courte et sincère suffit. Voici un modèle à adapter avec votre parcours et le nom de l'entreprise.
Madame, Monsieur,
Votre annonce d'assistant administratif a retenu toute mon attention. Depuis cinq ans, j'assure dans une PME la facturation, le suivi des devis et l'agenda de deux dirigeants. Mon sens de l'organisation et mon attention aux détails m'ont permis de réduire les retards de paiement. Je maîtrise Excel, Word et Sage et je serais heureuse de vous présenter mon parcours en entretien.
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations.
Gagnez du temps : créez votre CV de assistant administratif gratuitement, avec un modèle déjà mis en page et un aperçu en direct. Pour la lettre, l'IA vous propose une première version à partir de votre parcours et de l'annonce.
Questions fréquentes
Quels logiciels citer dans un CV administratif ?
Word, Excel, Outlook, puis les logiciels métier que vous avez utilisés : Sage, Ciel, EBP, un logiciel de facturation. Précisez votre niveau.
Un CV d'assistant administratif doit-il tenir sur une page ?
Oui, dans la grande majorité des cas. C'est aussi la preuve de votre sens de la synthèse.